"Nyt maailma on paljon valmiimpi monipaikkaisuuteen kuin kymmenen vuotta sitten." totesi yksi haasteltavista, kun tein viime vuoden alkukesästä EMBA-lopputyötäni. Lopputyöni aihe oli monipaikkaisessa työyhteisössä huomioitavat asiat. Mielestäni vastaus kiteyttää olennaisen monipaikkaisen työyhteisön toiminnan edellytyksistä. Maailma on valmis monipaikkaisuuteen, mutta onko sinun työyhteisösi aidosti valmis monipaikkaisuuteen? Nostan seuraavaksi viisi havaintoa, joihin kannattaa panostaa monipaikkaisessa työyhteisössä.
1. Toimivat työkalut ja osaaminen.
Monipaikkaisia työyhteisöjä on ollut jo pitkään, jo ennen varsinaisen tietotekniikan läpimurtoa. Nyt työvälineet, järjestelmät ja varmasti asennekin monipaikkaisuutta kohtaan mahdollistavat aidosti monipaikkaisen työn. Nykyään tekniset edellytykset ja mahdollisuudet ovat kunnossa ja valinnanvaraa löytyy, joten monipaikkaisen työyhteisön onnistuminen ei jää enää kiinni tekniikasta ja työkaluista. Monipaikkaisuuden onnistuminen ratkaistaan oikeanlaisella osaamisella, toimintatavoilla, vuorovaikutuksella, ja johtamisella. Osaamista ja työkalujen tarkoituksenmukaista käyttöä kannattaa tarkastella organisaation lähtökohdista ja haastaa kaikki kehittämään toimintaa!
2. Sitoudutaan yhteisin pelisääntöihin!
Pelisäännöt, toimintatavat, käyttäytymisetiketti ja monet muut työyhteisön tärkeät asiat ja rutiinit on syytä tarkastaa monipaikkaisuuden näkökulmasta. Se mikä toimii kasvotusten ei välttämättä toimi digitaalisesti ja toisinpäin. Pelisäännöt kannattaa sopia yhdessä ja niitä on syytä tarkastella aika ajoin. Henkilöstön kanssa kannattaa miettiä millaista on asiallinen ja työyhteisöä tukeva käyttäytyminen, kun kohtaamiset tapahtuvat pääasiassa eri digivälineiden välityksellä; kuvana, äänenä ja kirjoituksena. Monipaikkaisuus tuo vuorovaikutukseen haasteita ja ylitulkinnan vaaraa. Koettiin, että digitaalisesti, varsinkin kirjoittaessa, väärin ymmärryksen vaara on suuri.
Monipaikkaisessa työyhteisössä pitää olla uskallusta kysyä ja kyseenalaistaa sekä kokeilla uutta. Monipaikkaisessa työyhteisössä on suurena vaarana, että äänekkäimmät työntekijät täyttävät areenan helposti ja työyhteisön hiljaisimmista tulee entistäkin hiljaisempia. Jokaisen on tärkeä tietää, kuinka asioida viedään eteenpäin, kehitetään ja missä asioista päätetään sekä missä vaiheessa ja miten asioihin on mahdollista vaikuttaa. Monipaikkaisessa työyhteisössä viestinnän merkitys korostuu, ja viestintä kuuluu jokaisen työtehtävään.
3. Palaute kuuluu kaikille!
Läsnäololle täytyy olla tarpeeksi mahdollisuuksia ja välineitä myös monipaikkaisessa työyhteisössä. Läsnäolo ei tarkoita vain fyysistä läsnäoloa vaan se on saavutettavuutta ja vuorovaikutusta. Haastateltavat pitivät vuorovaikutusta ja erilaisia vuorovaikutusmahdollisuuksia hyvin tärkeinä etenkin monipaikkaisessa työyhteisössä, koska spontaaneja kohtaamisia ei juurikaan ole. He kokivat tärkeänä myös, että esimiehen kanssa on henkilökohtaista keskustelua puhelimitse tai muilla viestintävälineillä. Digitaalisuuden nopeudesta ja kätevyydestä huolimatta esimies-alaissuhteen rakentumisen kannalta pidettiin kasvokkain tapaamisia tärkeinä. Kasvokkain tapaamisille oli tutkimukseni mukaan tarvetta, mutta tapaamisten laatu merkitsi enemmän kuin määrä. Työntekijän osallistumismahdollisuudet on huomioitava erityisesti monipaikkaisessa työyhteisössä - ihminen voi unohtua etäyhteyksien taakse. Työntekijän on itsekin osallistuttava aktiivisesti; langoilla roikkuminen tai sammutetun kameran takana muiden asioiden tekeminen etäkokouksien aikana ei ole aktiivista osallistumista.
Myös esimiehen pitää olla läsnä. Etäyhteydet ja fyysinen etäisyys ei tätä tarvetta muuta, saati poista. Kun fyysisiä tapaamisia on harvoin, palauteen saamista pidettiin erityisen tärkeänä. Palautteen koettiin vahvistavan omaa työitsetuntoa. Kun työyhteisö ei ole koko ajan ympärillä, nähtiin vaarana omiin ajatuksiin ja omiin toimintatapoihin jämähtäminen. Tämän vuoksi rakentavaakin palautetta toivottiin enemmän, jotta omaa toimintaa voisi kehittää. Kiitos, tuo pieni ihmeellinen sana, koettiin monipaikkaisessa työyhteisössä erityisen tärkeänä. Kiittämiseen ja toisten huomioimiseen kannattaa kiinnittää huomiota ja se ei ole vain esimiesten tehtävä!
4. Monipaikkaisuuden vahvistumista edesautetaan toiminnalla!
Monipaikkaisen työyhteisön on huolehdittava, että toimintatapojen muutokset tukevat monipaikkaisen työyhteisön rakennetta. Organisaation rakenteen pitää mahdollistaa kokonaisvaltainen monipaikkaisuus. Kokonaisuuden huomioiminen on tärkeää, jotta monipaikkaisuus ei jää työyhteisössä osittaiseksi, tai rakenne ja toimintatavat eivät tue toimintaa. Erityisesti tämä on iso haaste hybridisti toimivassa monipaikkaisessa työyhteisössä. Päätoimipaikka voi elää omaa elämäänsä ja välillä arjen kiireessä muualla työskentelevät työntekijät unohtuvat linjojen taakse. Erityisesti monipaikkaisessa työyhteisössä pitää panostaa poisoppimiseen vanhoista tavoista, jotka eivät sovellu monipaikkaiseen työyhteisöön.
Työn kehittäminen koettiin jokseenkin hankalana monipaikkaisessa työyhteisössä. Uusien toimintatapojen luomisessa ja käyttöönotossa koettiin olevan monipaikkaisuudesta johtuvaa hitautta. Ennakoinnin tärkeys korostui kehittämistoimenpiteiden suunnittelussa ja kehittämisessä. Kehittämiseen eivät riitä ainoastaan kehittämispäivät. Varsinkin monipaikkaisessa työyhteisössä, jossa harvoin tavataan kasvotusten, yhteen tai edes kahteen päivään ei kannata ladata vuoden kehittämispaineita. Kehittämiseen kannattaa luoda erilaisia tapoja ja paikkoja. Johdolla ja esimiehillä on suuri rooli varsinkin muutoksessa, ja heidän on johdettava esimerkillään. Työntekijät näkivät, että esimiehen esimerkillä ja yhtenäisillä toimintatavoilla on suuri vaikutus niin luottamuksen kuin avoimuuden syntymiselle. Monipaikkaisessa työyhteisössä korostuu luottamuksen merkitys.
5. Olemme asiakasta varten.
Viimeisenä, mutta tärkeimpänä huomiona on se, että olemme olemassa vain asiakasta varten. Monipaikkaisuus ei poista sitä, että asiat pitää miettiä siten, että asiakas saa hyvää ja asiantuntevaa palvelua! Monipaikkaisuus on aidosti organisaation mahdollisuus saada parhaat osaajat ja tekijät itselleen ja siitä hyötyy eniten asiakas.
Tiina Veijola
HM, EMBA
johtaja, Kainuun työ- ja elinkeinotoimisto